Composition de l’espace

L’Espace Scientifique Partagé est composé des pièces suivantes :

• B-01 : pièce principale
• B-02 : verrerie
• B-03 : autoclaves
• B-04 : chambre froide
• B-05 : lyophilisateur
• B-06 : local de stockage des produits chimiques dangereux et stockage temporaire des déchets chimiques dangereux

Référents

Les référents de l’Espace Scientifique Partagé et leurs contacts sont affichés sur les portes des pièces sus-listées.

Offre de service

Le 3P met ici à disposition de ses utilisateurs des espaces de travail, des consommables et des équipements rigoureusement entretenus et suivis.

De plus les référents de l’espace accueillent et forment les nouveaux utilisateurs et apportent une assistance technique.

Enfin des prestations de (i) fabrication de certains tampons et milieux, (ii) stérilisation de verreries, milieux et tampons, (iii) lavage verrerie et linge à la demande ainsi que (iv) la décontamination des déchets biologiques produits dans les laboratoires NS2 de la plateforme sont offertes aux utilisateurs. Le concours des utilisateurs est requis pour que la plateforme puisse fournir un niveau de prestation optimal.

Visite d’accueil

une visite d’accueil (présentation de l’espace, des équipements mis à disposition, règles de bonnes pratiques, etc.) sera dispensée par les référents espace à tout nouvel utilisateur. Cette visite d’accueil n’est en aucun cas une formation au poste de travail, cette dernière est sous l’entière responsabilité de l’encadrant. La présente fiche est utilisée comme support pour l’accueil des nouveaux utilisateurs.

Suivi de l’espace

Toutes les opérations de suivi et d’entretien de l’espace seront enregistrées dans le document « ENR suivi de l’espace scientifique partagé », disponible auprès des référents de l’espace. Certaines des opérations listées dans le tableau ci-dessous se feront avec le concours des utilisateurs.  

Equipements

 Les équipements présents dans l’espace scientifique partagé sont régulièrement, maintenus,  vérifiés, calibrés et/ou étalonnés. Les informations relatives (fréquence et date) à l’entretien et au suivi des équipements sont consignées sur les fiches équipement disponibles auprès des référents.

Les équipements mis à disposition dans l’espace scientifique partagé sont listés dans le tableau suivant[1].  

[1] Certains équipements peuvent être présents dans l’espace mais hors périmètre SMQ.

[2] L’entretien et suivi, le cas échéant, sont décrits dans des fiches équipements, disponibles auprès des référents de l’espace. Les consommables nécessaires à la maintenance des équipements assurée par la plateforme sont listés dans l’enregistrement « consommables et suivi de stock de l’espace scientifique partagé »

Formations: 

Pour les équipements nécessitant une formation/habilitation, celle-ci sera dispensée par les référents des équipements concernés (cf. tableau des équipements ci-dessus). A la fin de la formation, un support de formation sera remis à l’utilisateur qui devra signer une fiche d’émargement attestant que celle-ci a bien été dispensée (« ENR accueil et formations équipements des nouveaux arrivants de l’espace scientifique partagé »). une version informatique de ces documents est disponible auprès des référents équipement. Les formations dispensées aux utilisateurs doivent être validées par les référents concernés avant la première utilisation de l’équipement.

 Equipement hors-service:

En cas d’équipement hors-service, non conforme ou défaillant, les utilisateurs sont avertis par affichage sur l’équipement concerné et éventuellement par mail. Pour tout dysfonctionnement constaté, les utilisateurs doivent impérativement prévenir les référents de l’espace en ouvrant a minima une « fiche de dysfonctionnement et action d’amélioration » (disponible dans l’espace, cf. paragraphe « Système de Management de la Qualité »).

Consommables et suivi de stocks

La plateforme met à disposition de ses utilisateurs de la verrerie propre[3]. La stérilisation de cette verrerie peut être réalisée, sur demande des utilisateurs.

La plateforme met également à disposition les consommables (inclus dans les frais d’accueil), listés dans les deux tableaux suivants qui indiquent la fréquence de vérification et le niveau de stock maintenu. La gestion des consommables gérés par les référents de l’espace est planifiée et tracée dans l’enregistrement « consommables et suivi de stock de l’espace scientifique partagé » de l’espace ; celle des consommables gérés par les référents de l’espace stockage est planifiée et tracée dans l’enregistrement « consommables et suivi de stock de l’espace stockage ». Quand un consommable est noté comme n’étant pas suivi dans l’espace, cela signifie que l’utilisateur doit se rendre à la localisation indiquée dans la colonne « localisation du stock» pour y trouver le stock. En cas de rupture de stock d’un de ces consommables l’utilisateur doit en faire part aux référents via a minima l’ouverture d’une fiche de dysfonctionnement et d’action d’amélioration. un besoin d’une quantité exceptionnelle d'un consommable devra faire l'objet d'une demande particulière des utilisateurs aux référents de l’Espace.

 [3] Béchers, erlenmeyers, flacons, éprouvettes, fioles, bocaux, tubes pour culture in vitro et tubes à essai à usage unique

Tampons et milieux

 Le référent 1 de l’espace scientifique partagé assure la confection de certains milieux et tampons. La liste de ces consommables, le niveau de stock et la fréquence de vérification des stocks dans l’espace Microbiologie est indiquée dans le tableau suivant. En cas d’absence du référent les utilisateurs sont prévenus.

Tout utilisateur désirant utiliser plus de 50 boites d’un milieu ou 50 tubes d’un tampon doit passer commande sur le domaine GRR dédié :

http://grr-reunion.cirad.fr/day.php?year=2012&month=11&day=19&area=53

Le délai de livraison est de 6 jours ouvrés, si une commande est passée pour un délai de livraison inférieur aucune garantie n’est apportée. Les commandes sont modérées par le référent. En cas d’impossibilité d’honorer la commande les utilisateurs sont avertis au moins 2 jours ouvrés avant la date de livraison.

un numéro de lot est attribué à chaque préparation. Ce numéro est constitué du nom du tampon/milieu (LPGA, BN, LP, TRIS ou LBL) suivi d’un numéro à 8 chiffres correspondant à la date de fabrication du tampon/milieu au format Année Mois Jour (ex : 20121023 pour un tampon/milieu fabriqué le 23.10.2012). (cf Documents Gestion et Milieu Tampons Communs)

Produits chimiques

Les produits chimiques sont rangés selon leur dangerosité soit dans les placards de l’espace (B01), soit, pour les produits CMR, inflammables, toxiques, comburants et corrosifs, sous clé dans le local « Pièce produits dangereux » (B06). Il est nécessaire de respecter le rangement des produits qui est réalisé selon les règles de compatibilités de stockage. La liste des produits chimiques fournis par la plateforme sont listés dans le tableau suivant.

• Gestion des produits dangereux stockés dans le local B06 :

L’accès aux produits chimiques stockés dans le local B06 n’est autorisé qu’aux personnels listés sur la porte de ce local (« liste des personnes autorisées à accéder à la pièce « produits dangereux »). Tout utilisateur qui a besoin d’un des produits chimiques qui y est stocké doit prendre contact avec l’un des personnels autorisé. Ces derniers consignent les entrées et sorties de produits chimiques (« ENR produits chimiques et suivi de stock du local B06 »). L’inventaire de ces produits est réalisé tous les semestres. Les contenants vides doivent être rapportés aux personnels autorisés à accéder à ce local pour élimination dans la filière des déchets industriels dangereux.

• Gestion des produits chimiques stockés dans les placards du local B01:

Les produits chimiques stockés dans ces placards sont en libre accès. L’inventaire de ces produits est réalisé tous les semestres (« ENR produits chimiques et suivi de stock de l’espace scientifique partagé »). Il est de la responsabilité des utilisateurs de déposer les contenants vides dans le carton prévu à cet effet en B01. Seuls les produits listés dans le tableau suivant sont fournis par la plateforme.